Aprender el método de las 5s’S es fácil.

Si es que algo que ya sabemos es que los japoneses son pioneros en establecer métodos para la organización y la estructuración de procesos.

El método de las 5s se inició en los años 60 en la empresa Toyota con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

Actualmente forman parte de los sistemas de producción más utilizados en las mayores empresas automovilísticas y de fabricación, siendo una de las herramientas más utilizadas en conjunto con otra de las metodologías llamadas Kaizen (mejora constante a través de pequeñas acciones).

(Fuente: Wikipedia)

Este método también es utilizado en el ámbito educativo, ya que su proceso automatizado permite establecer unas rutinas básicas para la higiene en edades tempranas.

Pero yo hoy quiero aplicar este método en nuestra organización del tiempo, aplicando sus 5s’S en una nueva metodología.

Pero primero vamos a ver los beneficios de las 5 s’S:

• Mejora el ambiente laboral y permite crear una atmósfera relajada y agradable.
• Reduce los tiempos muertos y las pérdidas de tiempo.
• Reduce los riesgos de accidentes laborales.
• Mejora la calidad de la producción y de los procesos.
• Permite incorporar otros métodos y/o programas para la mejora continua.

Quiero que te quedes con una cosa: Esta es una metodología con muchos años de antigüedad, yo he querido darle media vuelta para enseñarte que todos los procesos pueden ser aplicados y adaptados a nuestro método de organización. No quiero que pienses que quiero cambiar esta metodología con tantos años de antigüedad, sino que veas el hecho de crear tu propio sistema de productividad y aplicarlo de la mejor manera para lograr un proceso estable.

Yo te voy a explicar en qué consiste su método, y a continuación lo adaptaré a nuestro método de organización del tiempo.

Ahora vamos a ver en qué consiste cada una de las palabras de esta metodología de las 5 s’S.

• Clasificación (Seiri). En esta primera parte vamos a separar todos aquellos elementos que no son necesarios y que no nos aportan beneficios. A la vez se comprueba que disponemos de todos los elementos necesarios para la realización de nuestro trabajo. 

En un entorno laboral el orden es básico para un correcto funcionamiento de todas las partes necesarias para la realización de un proceso. Es primordial contar con los elementos que necesitamos y los que no son útiles deshacernos de ellos. Para aplicar esta primera fase en la organización del tiempo lo vamos a hacer con la clasificación de nuestras tareas y el orden en nuestro escritorio o lugar de trabajo. Ordenar y clasificar documentos nos va a crear paz mental y una buena organización. Clasifica, archiva o elimina documentos innecesarios. Ordena tus tareas y clasificarlas en una herramienta cómoda.

• Organización/Orden (Seiton). En esta segunda parte vamos a situar los materiales, herramientas y/o elementos necesarios para la realización de nuestro trabajo a nuestro alcance. Ordenados y clasificados por colores, categorías o modo de uso. Así para la correcta realización de nuestro trabajo vamos a tener estos elementos cerca y ordenados. Sin malgastar tiempo o esfuerzos.

Para aplicar esta segunda fase en la organización del tiempo lo vamos a hacer con la clasificación de nuestras tareas, acciones y proyectos por colores o bloques. Como ya te he explicado muchas veces, la metodología del Time Blocking te beneficia porque puedes trabajar por bloques de tiempo. Ponerte estas tareas agrupadas en una misma acción te puede beneficiar en tu productividad.

• Limpieza (Seiso). Tal y como dice su palabra y acción vamos a limpiar nuestro lugar de trabajo. Ahora que lo tenemos todo clasificado y organizado podemos limpiar nuestro puesto laboral de manera correctamente. El mantenimiento también forma parte de esta fase, lo cual hace que todos los elementos no sufran consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria.

Para aplicar esta tercera fase en la organización del tiempo lo vamos a hacer de la misma manera. Vamos a limpiar nuestro puesto de trabajo, pero también lo vamos a hacer con nuestras tareas y acciones. Eliminar aquellas pérdidas de tiempo o acciones que no nos traen beneficios nos va a despejar nuestra mente. Va a lograr crear paz mental ya que eliminamos acciones que no nos van a aportar nada.

• Normalizar o estandarizar (Seiketsu). En esta fase y aplicándola a un entorno laboral con más de cinco trabajadores, va a consistir en señalar aquellas anomalías que se producen en la realización de nuestro trabajo. Consiste en recordar que se tiene que aplicar esta metodología diariamente: clasificación, orden y limpieza. Para realizarlo podemos colocar elementos visuales que nos ayuden a recordar estas fases: Carteles o identificadores de zonas con su clasificación, ayudarse con la implementación del método, formar al personal para su correcto funcionamiento, etc.

Para aplicar esta cuarta fase en la organización del tiempo lo vamos a hacer con el chequeo diario de nuestras tareas. Llevar un control de cómo nos hemos sentido y si hemos realizado correctamente aquellas acciones que teníamos planeadas.

• Disciplina (Shitsuke). Vamos a seguir mejorando. Vamos a trabajar de acuerdo con esta nueva disciplina y la implementación de la misma, comprobando el seguimiento de su correcto funcionamiento y elaborando acciones de mejora continua. Todo este proceso se va a documentar y mejorar en función de los resultados obtenidos. Para aplicar esta quinta fase en la organización del tiempo lo vamos a hacer realizando un análisis de nuestras tareas y acciones. Realizar esta observación semanal y mensual nos va a ayudar a mantener a raya tareas improductivas y que no nos aportan ningún beneficio. Lo vamos a documentar todo, intentando mejorar cada una de nuestras acciones, tareas recurrentes o aplicar métodos automatizados para ahorrar tiempo.

Puedes observar que podemos aplicar un sistema de productividad muy fácilmente. Ahora te toca a tí.

Aplica este método de las 5s’S en tu organización del tiempo y cuéntamelo en comentarios.

Un abrazo,

Ju